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Günter Hartmann  / pixelio.de

Spätestens seit Inkrafttreten der DSGVO wechseln immer mehr Selbstständige zur G Suite von Google, da die Verarbeitung von geschäftlichen eMails mit den gängigen Webmail-Diensten wie web.de, gmx und Co. in der Regel mangels Auftragsdatenverarbeitungsvertrag flach fällt.

Doch auch ehemalige Gmail-User sehen sich mit diesem Problem konfrontiert, da Google die gewerbliche, DSGVO-konforme Nutzung nur mit der kostenpflichtigen G Suite ermöglicht.

Mehr als nur eine eMail-Adresse

Wer in der G Suite nur eine eMail-Adresse nutzt, kommt für die bereit gestellten Leistungen eigentlich recht günstig weg. So kostet das kleine Paket gerade mal 4€ pro Monat (Stand: 05/2018).

Doch was ist, wenn du mehr als eine eMail-Adresse nutzen möchtest?
Dann gibt es verschiedene Möglichkeiten:

1. Wenn die weiteren eMail-Adressen auch für ausgehende eMails als Absender genutzt werden sollen, kommst um eine kostenpflichtige Erweiterung deines G Suite Accounts wohl kaum drumherum. Dies macht z.B. Sinn, wenn verschiedene Mitarbeiter im Unternehmen vorhanden sind.

2. Wenn du allerdings ein Ein-Mann-Unternehmen bist, kann dir evtl. eine CatchAll-eMail-Adresse reichen. Was das ist und wie du diese in der G Suite einrichtest, erkläre ich dir als nächstes.

Was ist eine CatchAll-eMail-Adresse?

Wenn du beispielsweise die eMail-Adresse „info@deinedomain.de“ eingerichtet hast, kannst du mit dieser Adresse logischerweise eMails senden und empfangen.

Doch was ist, wenn du jetzt zusätzlich noch weitere eMail-Adressen haben möchtest? Du könntest zum Beispiel für alle Anfragen zum Thema Datenschutz die eMail-Adresse „datenschutz@deinedomain.de“ nutzen. Eine „presse@deinedomain.de“ für Presseanfragen wäre vielleicht auch noch interessant und wo wir gerade dabei sind, wie wäre eine „lieferanten@deinedomain.de“?

Spätestens jetzt sollte klar sein, dass es wenig Sinn macht, für jede eMail-Adresse ein eigenes Postfach anzulegen. Jedenfalls dann, wenn du sowieso alle eMails selbst beantwortest. Der Aufwand wäre viel zu groß.

Hier kommt die CatchAll-Funktion ins Spiel. Hierbei wird dem Mail-Server – in diesem Fall der G Suite – klar gemacht, dass er einfach alle eMails einsammeln soll, die ein „@deinedomain.de“ beinhalten. Ganz egal, was vor dem @ steht.

Diese eingesammelten eMails werden nun intern weitergeleitet auf deine eigentliche eMail-Adresse. In unserem Beispiel also zur „info@deinedomain.de“. Mit dieser kannst du dann auf alle eMails antworten, egal mit welchem Begriff vor dem @ sie angekommen sind.

Intern in der G Suite könntest du dann sogar noch Ordnung schaffen, in dem du Filter anlegst, die diese eMails sortieren. So könntest du dem Filter zum Beispiel sagen, er soll alle eMails, die über „datenschutz@deinedomain.de“ herein kommen automatisch mit dem Label „datenschutz“ sortieren soll.

Der große Vorteil hierbei ist, dass du dir je nach Situation ganz spontan neue eMail-Adressen ausdenken und über diese sofort eMails empfangen kannst, ohne diese technisch neu anlegen zu müssen.

Eine CatchAll-eMail-Adresse in G Suite anlegen

Ich zeige dir jetzt Schritt für Schritt, wie du die CatchAll-Funktion in deiner G Suite aktivierst.

1. Logge dich über https://admin.google.com in das Dashboard deiner G Suite ein.
2. Klicke in der Übersicht auf „Apps“.

3. Du gelangst nun zu den App-Einstellungen. Hier klicke auf „G Suite“.

4. In der nun folgenden Auflistung klicke auf „Gmail“. (Auf das Wort!)

5. Klicke nun auf die Nutzereinstellungen.

6. Scrolle herunter bis zum Punkt „Routing“ im Bereich „Routing“.

7. Fahre mit der Maus über den Punkt „Routing“ und klicke rechts auf „Konfigurieren“.

8. Ändere alles, wie hier zu sehen.

– Trage oben eine aussagekräftige Beschreibung ein. Hier z.B.: „CatchAll für DerOnlineTyp.de“
– Setze das Häkchen bei „Eingehend“ und bei „Envelope-Empfänger ändern“.
– Trage bei „Empfänger setzen:“ deine G Suite Adresse als Zieladresse ein.

 

9. Scrolle weiter herunter und klicke auf „Optionen anzeigen“.

10. Scrolle ganz herunter und ändere alles wie hier zu sehen.

– Entferne das Häkchen bei „Nutzer“.
– Setze das Häkchen bei „Unbekannte/Catchall-Konten“
– Speichere mit einem Klick auf „Einstellungen hinzufügen“.

 

11. Klicke zum Abschluss noch unten rechts auf „Speichern“.

12. Du hast es geschafft. Das war alles.

Quelle der Screenshots: https://admin.google.com/

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser!

Nachdem du jetzt alles eingestellt hast, solltest du natürlich auch testen, ob alles funktioniert.

Dazu schicke dir einfach eine eMail an eine eMail-Adresse, die es zuvor noch nicht gab. Du könntest zum Beispiel als Empfänger „ichbingut@deinedomain.de“ nehmen. Selbstverständlich kannst du auch alles mögliche andere vor das @ schreiben.

Wichtig: Schicke die Testmail von einem „fremden“ Konto. Testmails an sich selbst fischt Google manchmal ab und entsorgt sie ohne jede Meldung. Solltest du nirgendwo ein zweites eMail-Konto haben, bitte einen Freund, dir eine eMail zu senden.

Noch Fragen? Dann lass' uns darüber reden...

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